Chcesz skutecznie zarządzać swoim czasem? Zainspiruj się ludźmi sukcesu! PDF Drukuj Email
Wpisany przez S.Z.   
piątek, 20 kwietnia 2018 15:02

Chcesz skutecznie zarządzać swoim czasem? Zainspiruj się ludźmi sukcesu!

Aby osiągnąć sukces, najlepiej uczyć się od najlepszych. W organizacji czasu pracy największą inspiracją są osoby, których nazwiska pojawiają się obok wielomiliardowych dochodów, rewolucyjnych wynalazków czy działań wpływających na losy świata. Skoro ci ludzie osiągnęli niesamowity sukces, musieli wiedzieć, jak zarządzać sobą i swoim czasem. Warto poznać ich strategie i wprowadzić je do swojego życia.

 

6 znanych ludzi sukcesu – biznesmenów, polityków i przedsiębiorców – może zainspirować wszystkich, którzy chcą ulepszyć sposób zarządzania swoją pracą i czasem wolnym. Poniżej znajdziesz 6 porad od tych, którzy wiedzą, jak radzić sobie z natłokiem obowiązków.
1. Richard Branson – zapisuj swoje cele
Aby skutecznie zarządzać czasem i w efekcie realizować swoje plany, należy mieć jasno sprecyzowane cele. Dobrze wie o tym Richard Branson, brytyjski przedsiębiorca i właściciel studia nagraniowego Virgin Records, który uwielbia robić listy rzeczy do zrobienia. W jego zestawieniach znajdują się zarówno codzienne obowiązki, jak i wielkie marzenia. Przykładem może być lista stworzona przez niego w 1972 roku, na której zamieścił plan zbudowania studia nagrań. Już rok później z tego właśnie studia wyszedł jeden z najlepiej sprzedających się albumów w historii brytyjskiej muzyki.
2. Warren Buffett – ustalaj priorytety
Samo wyznaczanie celów to jednak nie wszystko – warto wiedzieć, które z zaplanowanych zadań są dla nas priorytetowe. Jeden z najbogatszych inwestorów – Warren Buffett – znalazł sposób na to, jak zrealizować kluczowe cele. Radzi, aby stworzyć listę 25 rzeczy, które chcemy osiągnąć, a następnie zaznaczyć kółkiem 5 celów najważniejszych dla nas w najbliższym czasie. W efekcie powstaną dwie listy – pierwsza z priorytetowymi celami, druga z 20 celami, które można odłożyć na później. Te ostatnie mogą być naszymi rozpraszaczami. Nie warto więc zajmować się nimi, dopóki nie zrealizujemy 5 kluczowych w danym momencie zadań.
3. Tim Cook – wstawaj wcześniej i rano wykonuj najważniejsze zadania
Z samego rana nasz organizm jest najbardziej wydajny, dzięki czemu jesteśmy w stanie szybciej i efektywniej wykonywać swoje obowiązki. Wielu dyrektorów i prezesów firm o milionowych dochodach zdaje sobie z tego sprawę i wstaje dużo wcześniej niż inni, aby jeszcze przed śniadaniem wykonać przynajmniej jedno najważniejsze zadanie na dany dzień. Tim Cook, dyrektor generalny Apple, rozpoczyna dzień już o 4:30 i jeszcze przed przyjściem do biura odpisuje na maile.
4. Mark Zuckerberg – unikaj nieistotnych wyborów
Codziennie podejmujemy wiele decyzji – niektóre są błahe, inne mają ogromne znaczenie dla naszej kariery. Aby osiągnąć sukces, warto skupiać się na tych najistotniejszych wyborach, a kwestie mało ważne ograniczyć do minimum. Za przykład może posłużyć Mark Zuckerberg, który zrezygnował z zastanawiania się, co na siebie włożyć i codziennie nosi ten sam uniform (szary T-shirt, spodnie i bluzę z kapturem). Dzięki temu ma czysty umysł, co ułatwia mu podejmowanie decyzji ważnych dla swoje kariery.
5. Winston Churchill – znajdź czas na odpoczynek
Osoby, które osiągają sukcesy w swojej pracy, wiedzą, jak ważny jest odpoczynek. Przerwy w trakcie wykonywania zadań pomagają oczyścić umysł, regenerują i zwiększają koncentrację. Winston Churchill codziennie o 17:00 kładł się na 2-godzinną drzemkę. Tłumaczył, że w ten sposób miał wrażenie, że może zmieścić półtora dnia pracy w ciągu jednej doby.
6. Dwight Eisenhower – wybieraj zadania ważne i pilne
Efektywne zarządzanie sobą w czasie nierozerwalnie wiąże się ze stosowaniem odpowiednich technik, które porządkują obowiązki. Często w natłoku zadań do wykonania możemy pogubić się w tym, które z nich są ważniejsze. Aby tego uniknąć, Dwight Eisenhower, jeden z prezydentów USA, wymyślił macierz, na podstawie której dzielił sprawy na ważne/nieważne i pilne/niepilne. W pierwszej kolejności zajmował się zawsze zadaniami ważnymi i pilnymi.
Macierz Eisenhowera to tylko jedna z popularnych metod zarządzania sobą w czasie. Jeśli chcesz poznać inne techniki, zobacz przygotowaną przez HRS infografikę „Ty kontra czas. 6 technik zarządzania sobą w czasie”: https://www.hrs.com/pl/blog/po-godzinach/infografika-6-skutecznych-technik-zarzadzania-soba-czasie.html

Jak efektywnie zarządzać sobą w czasie – 8 praktycznych porad

Czy zdarza Ci się powtarzać magiczne hasło „ciągle nie mam czasu”? Chciałeś prowadzić kalendarz, ale po kilku dniach przestałeś wpisywać do niego kolejne zadania? A może chciałbyś wprowadzić nowe nawyki do swojego dnia, ale nie wiesz, jak to zrobić? Przygotowaliśmy dla Ciebie 8 praktycznych porad, dotyczących tego, jak efektywnie zarządzać sobą i swoimi obowiązkami w czasie.
Skuteczne zarządzanie obowiązkami to proces, który wymaga regularności i dyscypliny. Na szczęście istnieje kilka sposobów, aby ułatwić sobie ich wypracowanie. Dzięki naszym radom bez trudu zapanujesz nad planem dnia!
1. Szukasz motywatora? Oszacuj, ile kosztuje Twój czas!
Jednym z najpopularniejszych utrudnień w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie jest brak motywacji. Jeśli nie posiadasz jasno określonego celu lub nie widzisz sensu w pilnowaniu terminów, szybko możesz zacząć powtarzać „ciągle nie mam czasu”. Skuteczną motywacją będzie policzenie wartości każdej godziny w roku (nawet czasu, który poświęcasz na sen). Wystarczy, że roczne dochody podzielisz przez liczbę godzin w roku (8 760 godzin). Dzięki temu dowiesz się, ile kosztuje Cię marnowanie czasu.
2. Policz, ile czasu zajmuje Ci wykonanie codziennych obowiązków
Kiedy próbujesz zaplanować obowiązki na dany dzień, łatwo możesz wpaść w pułapkę wypisywania nierealnej liczby zadań do zrobienia. Wynika to z braku wiedzy o tym, ile naprawdę trwa wykonanie danej czynności. Możesz to łatwo sprawdzić. Wystarczy, że będziesz rejestrować swój czas pracy. Przez tydzień zapisuj na kartce lub w telefonie wszystkie realizowane w ciągu dnia zadania wraz z godzinami ich rozpoczęcia i zakończenia. Pod koniec tygodnia przeanalizuj i uśrednij wyniki. Od teraz podczas planowania dnia będziesz mógł precyzyjnie określić, ile czasu potrzebujesz na daną czynność.
3. Nie wypełniaj całego dnia obowiązkami
Kolejną pułapką jest wypełnianie kalendarza obowiązkami co do minuty. Dlaczego to błąd? Zawsze może pojawić się jakaś nieprzewidziana sytuacja, dodatkowe zadanie lub inny dystraktor, którego nie będziesz mógł zignorować. Aby sobie z tym poradzić, pomocna okaże się reguła 60:40, według której powinieneś planować jedynie 60% dostępnego Ci czasu na pracę, a resztę przeznaczyć na wszelkie niezaplanowane i spontaniczne działania. W praktyce z 8-godzinnego dnia pracy do dyspozycji masz więc niecałe 5 godzin.
4. Zacznij dzień od najbardziej wymagającego zadania
W ciągu doby zmienia się wydajność organizmu, a wraz z nim poziom skupienia, energii i zaangażowania w realizowane zadania. Za pomocą krzywej wydajności możesz określić, kiedy jesteś w najlepszej formie. Najbardziej wydajni jesteśmy przed południem, czyli między godziną 8:00 a 11:00. Właśnie dlatego najlepiej zacząć dzień od najtrudniejszego zadania, które wymaga od Ciebie najwięcej pracy. Co ważne, jeśli przed 12:00 uda Ci się zrealizować najważniejsze punkty z listy zadań, wzrośnie Twoja satysfakcja z pracy, co zmotywuje Cię do wykonania innych zadań z listy.
5. Wypracuj idealny czas na przerwę
Każdy ma inny system pracy – niektórzy wolą pracować nieprzerwanie, przez z góry określony czas, inni natomiast lepiej wykonują swoje obowiązki, kiedy robią częste, parominutowe przerwy. Jeśli nie posiadasz jeszcze określonego trybu pracy, sprawdź koncepcję krzywej koncentracji na zadaniu. Według niej największa koncentracja pojawia się dopiero po kilku minutach od rozpoczęcia zadania. Oznacza to, że jeśli pracujesz w trybie 2-godzinnym, to przez pierwsze 15 minut rozpoznajesz sytuację. Kolejne 1,5 godziny to intensywna praca nad zadaniem. Ostatnie 15 minut to czas, w którym następuje największe rozkojarzenie i potrzeba zrobienia sobie przerwy. Warto obserwować organizm i na podstawie poziomu swojej koncentracji dostosować ilość i długość przerw w pracy do własnego rytmu.
6. Określ pożeracze czasu i wyeliminuj je raz na zawsze
Pożeracze czasu to wszystkie zewnętrze i wewnętrzne czynniki, które przeszkadzają nam w realizacji zadań np. ciągłe sprawdzanie mediów społecznościowych, odświeżanie skrzynki pocztowej czy odbieranie telefonów. Dla każdego rozpraszaczem będzie jednak coś innego, więc warto określić je indywidualnie. W walce z dystraktorami może pomóc wyłączenie powiadomień dźwiękowych lub zainstalowanie specjalnych wtyczek i aplikacji.
7. Wyrób nawyk, który pomoże Ci zachować dyscyplinę
Przestrzeganie planu dnia, z uwzględnieniem efektywnego zarządzania sobą w czasie, wymaga dyscypliny. By ją ćwiczyć, warto wyrobić sobie właściwe nawyki – dzięki nim wypracujesz określoną codzienną rutynę i będziesz mniej podatny na dystraktory. Pomocny w utrwaleniu nawyku będzie tzn. habit tracker, czyli pewnego rodzaju dziennik, w którym oznaczasz dni wykonania zadeklarowanych czynności. Notowanie postępów nie tylko da Ci kontrolę nad realizacją planu, lecz także stanie się dodatkową formą motywacji.
8. Znajdź najlepszą metodę zapisywania obowiązków
Na koniec kluczowa i jedna z najważniejszych porad dotyczących efektywnego zarządzania sobą i swoimi obowiązkami w czasie. Znajdź odpowiednią dla siebie metodę zapisywania zadań. Do wyboru jest wiele opcji – najpopularniejsze techniki zarządzania sobą w czasie są opisane w infografice HRS „Ty kontra czas. 6 technik zarządzania sobą w czasie”: https://www.hrs.com/pl/blog/po-godzinach/infografika-6-skutecznych-technik-zarzadzania-soba-czasie.html.  Sprawdź, na czym polegają i wybierz tę, która pasuje do Ciebie najlepiej.

/źódło - /

Poprawiony: piątek, 20 kwietnia 2018 15:17